7+1 Online Business Tools, auf die wir nicht verzichten wollen

von | 26.04.2022

Die Queens empfehlen:
7+1 Online Business Tools für dein Online-Business, auf die wir nicht mehr verzichten wollen 

Deine Zeit und deine Energie sind die wichtigsten Ressourcen, die dir beim Auf- und Ausbau deines Online-Unternehmens zur Verfügung stehen. Und die wollen sorgfältig investiert werden, damit du all die verschiedenen Aufgaben, die so ein eigenes Business mit sich bringt, auch erledigt bekommst. Und zwar ohne dich dabei zu verausgaben! 

Nützliche Werkzeuge, mit denen das Planen, Kreieren und Organisieren schneller und leichter von der Hand geht, sind da Gold wert. Wenn bloß die Auswahl nicht so groß wäre …  Einen Überblick zu bekommen und herauszufinden, welches Tool für dein Online-Business wirklich eine Bereicherung ist, kann schnell zur Herausforderung für sich werden. 

Als Vorschlag und Entscheidungshilfe stellen dir 6 Queens aus unserem Team insgesamt 8 Lieblings-Tools vor, die sie selbst auf Herz und Nieren geprüft und für so gut befunden haben, dass sie nicht mehr darauf verzichten wollen. 

Bereit? 
Los geht’s: 

1. Lieblings-Tool von Jennifer, die Erfolgsmanagerin – deine Managerin zum Buchen: 

Hier findest du Jennifer: www.jenniferrupp.de 
Meine Tool-Empfehlung: Lexoffice* (Mit diesem Affiliatelink erhältst du aktuell 50 % Rabatt)
Sinn und Zweck des Tools: Buchhaltung unkompliziert selbst erledigen 


So erleichtert dir Lexoffice deinen Business-Alltag 

Mit Lexoffice kannst du deine komplette Buchhaltung selbst erledigen! Buchhaltungskenntnisse brauchst du dafür nicht mitbringen! Meine Vorkenntnisse (früher habe ich mit Lexware gearbeitet) waren dabei nämlich nicht immer hilfreich – ich musste mich erst mal daran gewöhnen, WIE einfach und intuitiv Lexoffice funktioniert. Also ist Lexoffice besonders für Business-Starterinnen gut geeignet. Und wenn dein Business wächst, wächst Lexoffice mit dir! 

Dank Lexoffice ist meine Buchhaltung keine nervige allmonatliche Mammutaufgabe mehr, sondern etwas was ich flott erledigen kann. Belege hochladen und zuordnen funktioniert schnell und intuitiv. Riesen-Vorteil für dich: Du weißt immer genau, wo du finanziell stehst und musst nicht erst auf die Auswertungen von deinem Steuerberater warten. Sobald du alles hochgeladen und zugeordnet hast, siehst du auch die Ergebnisse! So kannst du dein Business sicherer steuern. 

Darum möchte Jennifer nicht mehr darauf verzichten

Lange habe ich mich gegen Tools wie Lexoffice gesperrt. “Das kann man doch mit Excel machen”, und “Ich überlasse das meiste sowieso meinem Steuerberater”, habe ich mir oft gesagt und auch zwei Jahre so durchgezogen. Irgendwann wurde mir endlich klar, dass mir Lexoffice etwas Wichtiges geben kann: Schnelligkeit. Ich habe schnell einen Überblick und ich lade schnell alles hoch. Ich gebe es zu: Lexoffice ist einfach super! 

2. Lieblings-Tool von Cathrin, Expertin für Werbeanzeigen und Onlinekurs-Technik: 

Hier findest du Cathrin: www.instagram.com/cathrin_lorenz
Meine Tool-Empfehlung: Clickup 
Sinn und Zweck des Tools: Projektmanagement und Business-Planung übersichtlich gestalten


So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Bis auf mein Journal nutze ich für mich und mein Business ausschließlich digitale Tools und liebe es einfach, wie sie uns das tägliche Arbeiten erleichtern können. 😊  

Als Dienstleisterin erfüllt es mich, gleichzeitig an mehreren Projekten und auch an meinem eigenen Business zu arbeiten. Damit ich alle meine To-dos übersichtlich im Auge behalte, ohne ins Struggeln zu kommen, nutze ich Clickup. Dieses Tool bietet dir bereits in der gratis Version viele Möglichkeiten, alle wichtigen Inhalte und Aufgaben im Blick zu behalten. Du kannst deine gesamte Social-Media-Planung hier abbilden, deine Kundenverwaltung (CRM) managen oder den Fortschritt deiner Launch-Planung einsehen. Wer To-do-Listen liebt, wird mit Clickup richtig glücklich. 

Darum möchte Cathrin nicht mehr darauf verzichten

Um alle relevanten Inhalte und Aufgaben im Blick zu behalten, arbeiten wir im 12-köpfigen Queens-Team mit Clickup, da in dieser Teamstärke ein einfaches Tool, wie z. B. Trello, nicht mehr ausreicht. Wir haben in Clickup die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, Zuständigkeiten und Deadlines zu vergeben und Dokumente an einem Ort zu verwalten. Jede Queen hat für sich ein persönliches Dashboard und sieht auf einen Blick, welche Aufgaben für sie anstehen und wie der gemeinsame Projektfortschritt aussieht. 

Auch die mobile App ist richtig klasse: Wenn mir eine Idee kommt, schnappe ich einfach mein Smartphone und füge sie dem entsprechenden Arbeitsbereich direkt hinzu 😊 

Bonus für dich

Nutze meine Clickup-Vorlage zur Contentplanung. Damit kannst du deine gesamte Planung an einem Ort verwalten! Hier kannst du sie dir holen und importieren: Content-Vorlage

3. Lieblings-Tool von Kristin, Instagram & Business Mentorin: 

Hier findest du Kristin: https://www.instagram.com/kristinhielscher/
Meine Tool-Empfehlung: Digital Content Brain basierend auf Notion*
Sinn und Zweck des Tools: einfache, strukturierte Content- und Redaktionsplanung

So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Das Digital Content Brain (DCB) ist ein vorgefertigtes Template, welches über das Projektmanagement-Tool Notion läuft. Mit dem DCB vereinst du deine komplette Content-Planung an einem Platz. Denn du kennst das bestimmt: Deinen Redaktionsplan erstellst du in einer Excel-Tabelle, deine Texte schreibst du in Word, die Hashtags sind in einer anderen Tabelle. Und sobald du mit jemand anderem im Team arbeitest, wird es noch komplexer und die Content-Erstellung dauert ewig. Mit dem DCB hast du dagegen EIN Zuhause für dein gesamtes Content-Marketing. Egal ob Social-Media-Inhalte wie Instagram-Beiträge, E-Mail-Marketing und Newsletter oder deine Podcast-Planung: Alles kannst du hier drin vorbereiten. Das DCB vereint deine Content-Strategie, deine Redaktionsplanung, Prozesse & Workflows und zusätzlich die Zusammenarbeit in einem Team, z. B. mit einer VA. Dazu gibt es zu jedem Content-Format eigene Checklisten, sodass du nichts Wichtiges vergessen kannst. Das DCB hilft dir, Struktur und Ordnung in dein Content-Marketing zu bringen und macht es dir super einfach, effektiv und zeitsparend zu arbeiten. Nachteil: Leider kannst du mit dem Tool keine Social-Media-Beiträge oder E-Mails direkt veröffentlichen. Auch für die Erstellung von Grafiken benötigst du ein zusätzliches Tool, z. B. Canva. 

Darum möchte Kristin nicht mehr darauf verzichten

Seit dem Start in meine Selbstständigkeit arbeite ich mit dem Digital Content Brain und konnte auch schon viele meiner Kundinnen dafür begeistern. Das Tool ist simpel und grandios strukturiert. Alles, was du für deine Content-Planung brauchst, ist hier zu finden. Templates für die verschiedenen Content-Arten erleichtern den täglichen Workflow und vor allem kannst du super im Team darin arbeiten, z. B. mit einer VA. Ich liebe den integrierten Content-Kalender für den Überblick über alle Inhalte, die man so erstellt, seien es Instagram-Posts, Newsletter oder Podcast-Episoden. So kann ich alle Kanäle super aufeinander abstimmen und es geht einfach nichts mehr verloren. Auch das Thema Content-Recycling wird erleichtert, da ja alles an einem Ort ist und man nichts lange suchen muss. Ich kann auf dieses Tool definitiv nicht mehr verzichten in meinem Business! 

4. Lieblings-Tool von Katrin – Onlinebusinessmanagerin für E-Mail-Marketing, Launches und Onlinekurse (arbeitet gerne mit digitalen Tools und einfachen analogen Tools). 

Hier findest du Katrin: www.katrin-wczasek.de
Meine Tool-Empfehlung: Trello*
Sinn und Zweck des Tools: digitale To-do-Listen erstellen und Projekte entspannt koordinieren


So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Von Trello hast du bestimmt schon gehört, oder? Wenn nicht, dann zeige ich dir mit Trello ein kostenloses Tool, mit dem du zusammen mit deinem Team an Projekten arbeiten und deine Aufgaben besser verwalten kannst. Ich benutze Trello z. B. gerne zur Projektkoordination im Team und als digitale To-do-Liste. Trello ist in der Basisversion kostenlos und kann auch mit vielen Tools, wie z. B. GoogleDrive oder Zoom, verbunden werden. So nutze ich Trello in der Zusammenarbeit mit KundInnen, indem wir Aufgaben, Dateien und Ideen auf einem Trelloboard teilen. Besonders die zahlreichen Power-Ups (Zusatz-Apps) helfen bei der Koordination. Ich nutze gerne Power-Ups für die Verbindung mit GoogleDrive oder zur besseren Visualisierung von Projekten durch Kalender. 

Darum möchte Katrin nicht mehr darauf verzichten

Um meine Aufgaben besser verwalten zu können, nutze ich Trello gerne als eine Art digitales Whiteboard. Ich nutze hier die Listenstruktur von Trello, passend zu meiner Bubble-do-do-Liste (= agile und kurze To-do-Liste). Du brauchst dafür je eine Liste mit dem Namen: 

  • Erledigt (um zu sehen, was man geschafft hat!) 
  • In Bearbeitung (alles, was heute erledigt werden muss) 
  • Bald (alle Aufgaben, die in 1-7 Tagen zu erledigen sind) 

5. Lieblings-Tool von Eleni – Spirit-Botschafterin, Personality-Queen und Spezialistin für deine innere Strahlkraft 

Hier findest du Eleni: https://eleni-iatridi.de/
Meine Tool-Empfehlung: Canva
Sinn und Zweck des Tools: Online ganz einfach schöne Grafiken für alle Kanäle erstellen


So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Mit Canva kannst du deine Fotos und Grafiken super easy in Bilder für Instagram-Posts und -Storys, für deine Facebook-Seite oder -Gruppe und sogar Diagrammen oder schicke Arbeitsblätter verwandeln – ganz einfach online, entweder im Browser oder über die Smartphone-App. Noch nicht einmal Grafikkenntnisse musst du dafür mitbringen. Dank unzähliger Vorlagen, Grafikelemente und Schriftarten, die an diverse Formate angepasst werden können, kannst du dich hier nach Herzenslust ausprobieren. Selbstverständlich ersetzt Canva keine professionelle Grafikdesignerin, doch ein erstes eigenes Branding lässt sich mit diesem praktischen Online-Tool zaubern. Gerade für Business-Starterinnen bieten sich damit tolle Möglichkeiten, Marketing-Inhalte mit Wiedererkennungswert zu kreieren. 

Darum möchte Eleni nicht mehr darauf verzichten 

Das lässt sich in drei Sätze sagen: 

  1. Canva kostet wenig. In deinen ersten Businessmonaten genügt die kostenfreie Version. Sobald du in einem Team arbeitest oder Brandingfarben und eigene Schriften nutzen möchtest, bist du mit zirka 120 $ im Jahr in der Pro-Version dabei. 
  1. Canva bietet dir jede Menge Designvorlagen, Fotos, Videos und Effekte und speichert all deine Projekte an einem Ort. Das spart dir jede Menge Zeit, die du sonst bei der Suche in verschiedenen Fotodatenbanken verbringen würdest. 
  1. Es ermöglicht auch Nicht-Designerinnen mit kleinem Budget, ein erstes Branding zu entwickeln, mit dem sie ihre persönliche Note in die Online-Welt bringen können. Und nicht nur die Online-Welt: Mit Canva lassen sich auch jede Menge schöne Offline-Designs erstellen. 

Ich selbst habe in Canva Fotos und Designs für zwei Business-Standbeine hinterlegt und bin immer wieder begeistert, wie einfach und schnell ich hier Beiträge für die Queens of Success und auch mein eigenes Business zaubern kann. Oft packt mich bei der Arbeit auch die Lust am Kreieren und statt bloß 2-3 Instagram-Posts entsteht noch ein schönes Video oder eine Animation. Weil mich dieses Tool einfach so inspiriert, habe ich für unseren Queens-Blog einen ganzen Artikel darüber geschrieben. Wenn du noch mehr über Canva wissen möchtest, lies gerne, ab 5. Mai steht er dir hier zur Verfügung.

6. Noch ein Lieblings-Tool von Katrin – Onlinebusinessmanagerin für E-Mail-Marketing, Launches und Onlinekurse 

Hier findest du Katrin: www.katrin-wczasek.de
Meine Tool-Empfehlung: Slack*
Sinn und Zweck des Tools: reibungslose Kommunikation im Team


So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Slack ist das Tool der Wahl, wenn dich die Kommunikation per E-Mail oder Messenger nervt und du dich einfach und übersichtlich mit deinem Team austauschen willst. Es ist in der Basisversion kostenlos und kann im Browser oder per App bedient werden. Slack ist wie ein Forum aufgebaut und intuitiv bedienbar (siehe Bild). Die Foren heißen “Workspace” und können durch sogenannte “Threads” strukturiert werden. Du kannst entweder im Workspace kommunizieren und dort auch Dateien austauschen oder deinen Teammitgliedern private Nachrichten schicken. Wirklich wertvoll sind auch Integrationen wie Zoom, Trello, GoogleKalender oder GoogleDrive. Das heißt: Slack ist wunderbar geeignet, um das Arbeiten im Team reibungslos zu gestalten. 

Darum möchte Katrin nicht mehr darauf verzichten 

Ich benutze Slack gerne für die Zusammenarbeit mit Kooperationspartner:innen in verschiedenen Projekten, aber auch für den Austausch und die Bereitstellung von Unterlagen in meinen Workshops und Onlinekursen. Slack ist einfach viel übersichtlicher als eine Messenger-Gruppe und hat den Vorteil, dass die Chats durchsuchbar sind. 

7. Noch ein Lieblings-Tool von Eleni – Spirit-Botschafterin, Personality-Queen und Spezialistin für deine innere Strahlkraft 

Hier findest du Eleni: https://eleni-iatridi.de/
Meine Tool-Empfehlung: Clips
Sinn und Zweck des Tools: Originelle Kurzvideos mit automatisch generierten Untertiteln erstellen und teilen


So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Mit dieser App kannst du: 

  • Kurze Videos aufnehmen, im vertikalen und auch horizontalen Format. 
  • Automatisch Untertitel generieren. 
  • Deine Videos bearbeiten und Filter, Effekte und Emojis nutzen. 
  • Videos aus deiner eigenen Mediathek hochladen und bearbeiten. 
  • Clips aus mehreren Videos zusammenstellen. 

Clips wurde 2017 von Apple entwickelt und ist mittlerweile in den neusten iPhones vorinstalliert. Laut meinen Internet-Recherchen ist sie auch für Android Nutzer mittlerweile zugänglich.  Fun Fact: Als iPhone Nutzer kannst du sogar Videos mit deinen eigenen Emojis drehen. Persönlich würde ich so ein Video nicht in meine Story posten. Das passt weder zu mir als Persönlichkeit noch zu meinem Business. Doch musste ich schmunzeln, als ich diese Funktion in der App entdeckt habe. Wer weiß, welche Funktion du noch entdeckst, die deine Kundinnen begeistert auf deine nächste Story hin fiebern lässt. 

Darum möchte Eleni nicht mehr darauf verzichten

Wenn du – wie ich – die direkte Kommunikation mit deiner Zielgruppe liebst, eignen sich Storys auf Instagram ideal für dich. So kannst du einen Einblick in deinen Business Alltag geben, einen Tipp aus deinem Metier verraten oder deine nächsten Angebote mit lebendigem Flair präsentieren. Videoinhalte sind absolut im Trend und werden es noch eine Weile lang bleiben. Doch was ist, wenn deine Kundin gerade im Bus unterwegs ist und das Video sehen möchte, aber den Ton ausschalten muss? Nimmst du das Video direkt über Instagram auf, so verpasst diese Kundin womöglich deine wichtigste Message. Denn die Funktion für Untertitel steht uns in Deutschland direkt über Instagram in der Story leider noch nicht zur Verfügung. Immer mal wieder wird uns zugeflüstert, dass die Funktion kommen wird. Doch noch ist sie nicht da. Was tun? Da habe ich vor Kurzem die App Clips entdeckt, mit der du Kurzvideos aufnehmen kannst und während der Aufnahme Untertitel generiert werden. Ganz automatisch. Ohne, dass du währenddessen tippen musst. Eine geniale Lösung, finde ich. 

Und, war da etwas Nützliches für dich dabei? Oder gibt es noch einen Aufgabenbereich, für den du dringend ein passendes Tool brauchst? Vielleicht kennst du diese Tools alle schon und hast selbst noch einen heißen Tool-Tipp für uns parat?! Dann nichts wie her mit deinem Kommentar. 

Und als Plus gibt es hier noch einen Tool-Tipp für alle Queens, die schon etwas weiter sind in ihrem Business und bereits mit einer eigenen Webpräsenz glänzen. Wenn du das Thema SEO gerade für dich entdeckst und deine Sichtbarkeit und Reichweite in der Online-Welt steigern möchtest, ist dieser Tool-Tipp für dich:

+1 Lieblingstool von Ilka – SEO-Expertin

Hier findest du Ilka: happyseo.de
Meine Tool-Empfehlung: Rank Tracker von SEO Powersuite
Sinn und Zweck des Tools: Keyword-Recherche


So erleichtert dir dieses Tool deinen Business-Alltag

Rank Tracker ist eines der Tools, mit denen ich meine Keyword-Recherche mache und das ich auch meinen Kund:innen empfehle.

Das Tool habe ich für mich entdeckt, als ich noch mitten in den Anfängen meiner Selbstständigkeit steckte und ich nicht so viel Geld für ein Keyword-Tool ausgeben wollte. Ich habe schon viele Tools, darunter auch zahlreiche kostenlose Tools, ausprobiert. Dabei habe ich immer wieder festgestellt, dass die meisten Tools in der kostenlosen Version nur sehr eingeschränkt genutzt werden können: Bei vielen Tools kann man entweder nur 5 Abfragen pro Tag machen oder man erhält sehr wenig Daten, sodass man damit nicht wirklich arbeiten kann.Und ich musste leider die Erfahrung machen, dass die meisten Testphasen der kostenpflichtigen SEO-Tools sogar so schlecht sind, dass man damit nicht wirklich entscheiden kann, ob das Tool nun gut ist oder nicht.

Bei Rank Tracker ist das anders. Das Tool kann man sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig nutzen. Dabei gibt es keine zeitliche Begrenzung oder eine Beschränkung der Daten. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass man Projekte nicht abspeichern und die Daten nicht exportieren kann. Dennoch kann man sehr gut damit arbeiten.

Darum möchte Ilka nicht mehr darauf verzichten

Du kannst mit dem Tool nicht nur Keywords recherchieren, sondern auch deine eigenen Rankings abfragen. Wenn du deine Rankings über einen längeren Zeitraum beobachten willst, musst du allerdings die kostenpflichtige Version kaufen.

Ich selbst nutze es immer noch in der kostenlosen Version, werde es mir aber wahrscheinlich jetzt kaufen, denn es ist wirklich sehr preisgünstig.

Es ist kein Cloud-basiertes Tool, es wird auf dem Computer installiert. Dafür gibt es sowohl eine Windows- als auch eine Mac-Version.Deine Vorteile:

  1. Es ist kostenlos nutzbar und das beinahe uneingeschränkt. Einzige Einschränkung: Du kannst nichts speichern und keine Daten exportieren. 
  2. Die kostenpflichtige Version ist mit 149 € / Jahr für das, was das Tool kann, einfach unschlagbar günstig.
  3. Es ermöglicht Selbstständigen mit kleinem Budget, eine vernünftige Keyword-Recherche durchzuführen. Wenn du erst mal in das Thema Keyword-Recherche reinschnuppern willst und dich da ausprobieren möchtest, kann ich dir dieses Tool wärmstens empfehlen.

* Manche unserer Links in diesem Artikel sind Werbelinks. Bei diesen Links bekommt die empfehlende Queen entweder ein Provision oder einen anderen Vorteil, wenn du dich darüber anmeldest oder darüber kaufst. Diese Links haben wir mit einem Sternchen * gekennzeichnet.

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